Việc đặt ra hạn chót không phải là điều dễ với tôi. Dù bỏ ra bao nhiêu thời gian đi nữa, tôi vẫn khó khăn trong việc bàn giao việc đúng thời hạn.
Tôi biết rằng tôi không phải là người duy nhất như vậy, vì trên thế giới vẫn đầy những người có thói quen bê trễ.
Thế nhưng gần đây, tôi đã thử cho mình ít thời gian hơn để làm cùng một khối lượng công việc.
Để làm việc hiệu quả hơn và tránh trì hoãn hơn, tôi đã đặt những thời hạn nghiêm ngặt hơn trong công việc. Một cuộc gọi thường kéo dài một tiếng đồng hồ giờ đây được thực hiện trong 30 phút. Một bài viết thường tốn của tôi ba ngày trước đây giờ phải được hoàn thành trong hai ngày rưỡi. Tôi sử dụng đồng hồ báo thức để nhắc nhở mình khi nào cần phải chuyển sang bài viết tiếp theo.
Đối với hầu hết người lao động, việc rút ngắn thời hạn làm các nhiệm vụ lặp lại thường xuyên có thể là một cách hiệu quả nhằm tăng hiệu suất công việc, Craig Smith, người sáng lập Trinity Insight, một công ty tối ưu mạng tại Philadelphia, nói.
Năm ngoái, Smith đã thử rút ngắn thời hạn cho một dự án với sự tham gia của 17 người xuống bớt một tuần so với dự tính ban đầu. Kết quả là các nhân viên của ông đã hoàn thành trước thời hạn ban đầu. "Công việc càng quen thuộc thì bạn càng có thể rút bớt thời gian thực hiện," ông nói.
Tuy nhiên khi các công việc có quy trình quen thuộc nhưng lại không lặp lại về nội dung, chẳng hạn như phỏng vấn, tìm hiểu thông tin, viết, biên tập bài...) thì điều này lại không hề dễ dàng.
Trong một số trường hợp, việc đề ra những thời hạn ngặt nghèo hơn có thể sẽ giúp chúng ta làm việc với hiệu suất cao hơn. Thế nhưng tôi thường xuyên vẫn trễ hạn, ví dụ như việc kết thúc cuộc phỏng vấn vào phút thứ 31 vẫn là điều rất khó thực hiện. Sau đó tôi cảm thấy như mình đã thất bại khi công việc kéo dài hơn mức mà mình đã đặt ra.
Thực ra việc đặt ra những thời hạn giả không phải là một khái niệm mới. Quy luật Parkinson, trong đó chỉ ra rằng khối lượng công việc thường kéo dài ra để lấp đầy khoảng thời gian được cho phép, đã được nêu ra từ 60 năm trước. Và chúng ta cũng có thể suy luận ngược lại - rằng công việc sẽ tốn đúng khoản thời gian mà bạn đưa ra.
Trên lý thuyết, điều này có nghĩa là bất cứ ai trong chúng ta cũng có thể vượt qua một ngày tràn ngập các thời hạn ngắn ngủi. Thế nhưng chúng ta đã biết trên thực tế thì ra sao. Không được tốt cho lắm!
Cách đề ra thời hạn mới là điều quan trọng
Mấu chốt ở đây không phải là thời hạn công việc, mà là cách chúng ta khiến bản thân mình hoàn thiện công việc mà không đợi đến phút cuối. Việc đặt ra thời hạn ngắn hạn là một nghệ thuật, và nó không phải đơn giản như tôi nghĩ.
Có nhiều lợi ích của việc rút ngắn thời hạn công việc một cách có chủ đích, Bradley Staats, giáo sư từ Đại học North Carolina, nói với tôi trong một cuộc phỏng vấn mà tôi đã giới hạn chỉ trong 25 phút (ngắn hơn 5 phút so với trước đây).
"Bằng việc giới hạn bản thân, chúng ta buộc mình phải hoàn thành công việc và chúng ta thường giản lược mọi thứ khi có thể," Staats nói.
Và tất nhiên, việc đặt ra những giới hạn sít sao hơn sẽ giúp người lao động (trong đó có cả tôi) cảm giác kỷ luật và tự chủ.
"Chúng ta có lẽ đã không đánh giá đúng tất cả những lợi ích từ điều này," ông nói thêm.
Tuy nhiên, việc xây dựng lịch làm việc chỉ bao gồm các thời hạn ngắn lại không có hiệu quả về dài hạn, vì nó không chừa chỗ cho những khoảng thời gian nghỉ - vốn chúng ta có thể sử dụng để sáng tạo và tìm ra các giải pháp, Staats nói.
"Nếu không có khoảng thời gian này, chúng ta sẽ kém sáng tạo hơn," ông nói.
"Có thể chúng ta sẽ hy sinh những gì quan trọng cho tính hiệu quả của các giải pháp khi cố gắng làm việc thật nhanh."
Mấu chốt ở đây là sự cân bằng, Ryan Holiday, một chiến lược gia về truyền thông tại Austin, nói.
Ông đã cân bằng việc viết bài với việc vận hành một công ty kinh doanh sáng tạo. Toàn bộ lịch làm việc của ông được xây dựng xung quanh những thời hạn công việc nghiêm khắc. Tuy nhiên các khoảng thời gian lại linh hoạt hơn.
Khi làm việc từ nhà, Holiday dành ra nữa ngày cho những việc dài hạn, ví dụ như viết hoặc động não mà không có những giới hạn về thời gian. Sau bữa trưa, ông tập trung vào những công việc có thời hạn ngắn hơn, ví dụ như các cuộc gọi, họp và trả lời email trong khoảng thời gian 30 phút.
Việc tập trung vào những công việc quan trọng vào buổi sáng giúp ông nhanh chóng hoàn thành các thời hạn ngắn cho những công việc dễ hơn vào buổi chiều.
"Rất dễ để mắc kẹt giữa những thời hạn công việc ngắn, bạn sẽ cảm thấy đuối sức," Holiday nói.
Thế nhưng việc đặt ra thời hạn công việc cho các dự án dài hơn cũng là điều quan trọng, nhất là với những dự án mang tính sáng tạo, Holiday nói, thứ mà ta chẳng bao giờ cảm thấy hài lòng nếu không đặt ra những giới hạn nhất định.
"Với việc đặt ra những mốc thời gian cụ thể, bạn sẽ không rơi vào tình huống là cứ loay hoay giữa hết lựa chọn này đến lựa chọn khác," ông nói.
Việc đặt ra những thời hạn nghiêm khắc cho công việc cũng mang lại cảm giác tự hào khi hoàn thành công việc đúng hạn.
Quan trọng hơn hết, đó là không bao giờ để bản thân phải trong tình trạng đuổi bắt.
Trước khi đặt ra những thời hạn ngắn, hãy ước tính những công việc tương tự thường tốn bao nhiêu lâu. Vì hầu hết chúng ta đều làm những công việc lặp lại, việc biết được độ dài của công việc sẽ giúp đặt ra thời hạn chính xác hơn, hoặc rút ngắn những quãng thời gian mà bạn cho là quá lớn.
Staats khuyến nghị rằng tôi nên làm các công việc đầu tiên theo thời hạn nghiệm ngặt (ví dụ như viết dàn bài), và sau đó dành thời gian thoải mái hơn để xem và phân tích bài viết của mình.
Điều này áp dụng không chỉ với việc viết lách. Trong lĩnh vực công nghệ, một lập trình viên có thể viết các dòng mã ban đầu trong một thời gian ngắn và sau đó dành thời gian chỉnh sửa, ông nói.
Tất nhiên việc quyết định có nên đặt ra thời hạn nghiêm khắc hay không là một câu hỏi khó. Nếu bạn biết kết quả mình muốn là gì thì việc đặt ra thời hạn công việc ngắn hơn sẽ rất có lợi, Staats nói.
"Bạn cần hiểu mình muốn đạt được gì" để kiểm soát thời gian công việc tốt hơn, ông nói.
Alina Dizik
